Di tahun 2025, gelola keuangan bisnis seringkali menjadi tantangan tersendiri, terutama bagi bisnis kecil dan menengah (ukm). tanpa sistem pencatatan yang rapi dan terstruktur, sulit untuk mengetahui secara pasti kondisi finansial perusahaan, mengidentifikasi area yang boros, dan merencanakan strategi pengembangan bisnis yang efektif. untungnya, anda tidak perlu langsung berinvestasi pada software akuntansi yang mahal. microsoft excel, dengan segala fleksibilitasnya, bisa menjadi solusi awal yang sangat baik untuk mengatur keuangan bisnis anda.
tutorial ini akan memandu anda langkah demi langkah tentang bagaimana memanfaatkan excel untuk mengelola keuangan bisnis anda. mulai dari membuat format laporan keuangan sederhana, mencatat transaksi harian, hingga menganalisis data untuk mengambil keputusan bisnis yang lebih baik. dengan panduan ini, diharapkan anda dapat memiliki kendali yang lebih baik atas keuangan bisnis anda, mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan profitabilitas, dan merencanakan masa depan bisnis yang lebih cerah.
tutorial ini akan memandu anda langkah demi langkah tentang bagaimana memanfaatkan excel untuk mengelola keuangan bisnis anda. mulai dari membuat format laporan keuangan sederhana, mencatat transaksi harian, hingga menganalisis data untuk mengambil keputusan bisnis yang lebih baik. dengan panduan ini, diharapkan anda dapat memiliki kendali yang lebih baik atas keuangan bisnis anda, mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan profitabilitas, dan merencanakan masa depan bisnis yang lebih cerah.
Membuat Format Laporan Keuangan Sederhana di Excel
Langkah pertama dalam mengatur keuangan bisnis adalah membuat format laporan keuangan sederhana di Excel. Laporan keuangan ini akan menjadi dasar untuk mencatat dan menganalisis seluruh transaksi bisnis Anda. Kita akan membuat tiga jenis laporan keuangan dasar: Laporan Laba Rugi, Neraca, dan Laporan Arus Kas.
Mulailah dengan membuka Excel dan membuat sheet baru untuk masing-masing laporan. Beri nama sheet tersebut dengan nama laporan keuangan (misalnya: Laba Rugi, Neraca, Arus Kas). Pada setiap sheet, buatlah kolom-kolom yang relevan dengan laporan keuangan tersebut. Misalnya, pada sheet Laba Rugi, Anda akan membutuhkan kolom untuk Pendapatan, Harga Pokok Penjualan, Beban Operasional, dan Laba Rugi.
Untuk Neraca, Anda akan membutuhkan kolom untuk Aset, Kewajiban, dan Ekuitas. Pastikan untuk memisahkan aset menjadi aset lancar dan aset tetap. Begitu juga dengan kewajiban, pisahkan menjadi kewajiban jangka pendek dan kewajiban jangka panjang. Terakhir, pada sheet Arus Kas, buatlah kolom untuk Arus Kas dari Operasi, Arus Kas dari Investasi, dan Arus Kas dari Pendanaan. Keuangan juga menjadi pertimbangan penting dalam hal ini.
Mencatat Transaksi Harian dengan Rapi
Setelah format laporan keuangan dibuat, langkah selanjutnya adalah mencatat semua transaksi harian ke dalam Excel. Buatlah sheet baru dengan nama “Jurnal Umum” atau “Transaksi Harian”. Pada sheet ini, buatlah kolom-kolom untuk tanggal transaksi, nomor bukti, deskripsi transaksi, akun debit, dan akun kredit.
Setiap kali terjadi transaksi, catatlah transaksi tersebut secara detail ke dalam Jurnal Umum. Pastikan untuk selalu menyeimbangkan jumlah debit dan kredit. Hal ini penting untuk memastikan bahwa laporan keuangan yang dihasilkan akurat. Gunakan fungsi filter dan sort pada Excel untuk mempermudah pencarian transaksi berdasarkan tanggal, deskripsi, atau akun.
Penting untuk disiplin dalam mencatat setiap transaksi, sekecil apapun. Jika Anda melewatkan satu transaksi saja, hal ini dapat mempengaruhi akurasi laporan keuangan Anda. Biasakan untuk mencatat transaksi segera setelah terjadi, atau setidaknya di akhir hari kerja.
Menggunakan Fungsi SUM dan Formula Sederhana – Mengatur
Excel memiliki berbagai fungsi dan formula yang dapat digunakan untuk mempermudah perhitungan keuangan. Fungsi SUM adalah salah satu fungsi yang paling sering digunakan untuk menjumlahkan angka-angka. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan formula sederhana seperti penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*), dan pembagian (/) untuk menghitung laba kotor, laba bersih, atau rasio keuangan lainnya.
Misalnya, untuk menghitung laba kotor pada laporan laba rugi, Anda dapat menggunakan formula: =Pendapatan-Harga Pokok Penjualan. Atau, untuk menghitung total aset pada neraca, Anda dapat menggunakan fungsi SUM untuk menjumlahkan semua aset lancar dan aset tetap. Manfaatkan fungsi dan formula ini untuk mengotomatiskan perhitungan dan mengurangi risiko kesalahan.
Selain fungsi SUM, pelajari juga fungsi AVERAGE untuk menghitung rata-rata, MAX dan MIN untuk mencari nilai tertinggi dan terendah, serta IF untuk membuat logika bersyarat. Dengan menguasai fungsi-fungsi dasar ini, Anda akan dapat membuat laporan keuangan yang lebih kompleks dan informatif.
Membuat Grafik untuk Visualisasi Data
Angka-angka dalam laporan keuangan terkadang sulit untuk diinterpretasikan. Untuk mempermudah pemahaman dan analisis data, Anda dapat membuat grafik di Excel. Grafik dapat membantu Anda melihat tren, pola, dan perbandingan dengan lebih mudah. Misalnya, Anda dapat membuat grafik batang untuk membandingkan pendapatan bulanan dari berbagai produk, atau grafik garis untuk melihat tren pertumbuhan penjualan dari waktu ke waktu.
Excel menawarkan berbagai jenis grafik yang dapat Anda pilih sesuai dengan kebutuhan Anda. Pilih jenis grafik yang paling sesuai dengan data yang ingin Anda visualisasikan. Pastikan grafik mudah dibaca dan dipahami. Beri judul grafik yang jelas dan label pada sumbu-sumbu grafik.
Gunakan warna yang berbeda untuk membedakan data yang berbeda. Hindari menggunakan terlalu banyak warna yang dapat membuat grafik terlihat berantakan. Dengan visualisasi data yang baik, Anda dapat mengidentifikasi peluang dan masalah dengan lebih cepat dan mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat.
Menganalisis Rasio Keuangan Utama
Rasio keuangan adalah alat yang sangat berguna untuk menganalisis kinerja keuangan perusahaan. Beberapa rasio keuangan utama yang perlu Anda perhatikan adalah rasio profitabilitas (misalnya: margin laba kotor, margin laba bersih), rasio likuiditas (misalnya: rasio lancar, rasio cepat), dan rasio solvabilitas (misalnya: rasio utang terhadap ekuitas).
Hitung rasio-rasio ini berdasarkan data dari laporan keuangan Anda. Bandingkan rasio-rasio ini dengan rasio-rasio industri sejenis untuk melihat bagaimana kinerja perusahaan Anda dibandingkan dengan pesaing. Analisis rasio keuangan dapat membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan mengambil tindakan perbaikan yang tepat.
Perhatikan tren rasio keuangan dari waktu ke waktu. Apakah rasio profitabilitas Anda meningkat atau menurun? Apakah rasio likuiditas Anda cukup untuk memenuhi kewajiban jangka pendek? Apakah rasio solvabilitas Anda menunjukkan bahwa perusahaan Anda memiliki terlalu banyak utang? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas.
Mengelola Anggaran (Budgeting) dengan Excel
Anggaran adalah rencana keuangan yang merinci pendapatan dan pengeluaran yang diharapkan selama periode waktu tertentu. Membuat anggaran dengan Excel dapat membantu Anda mengendalikan pengeluaran, merencanakan investasi, dan mencapai tujuan keuangan bisnis Anda.
Buatlah sheet baru di Excel dengan nama “Anggaran”. Buatlah kolom-kolom untuk kategori pendapatan dan pengeluaran. Isilah kolom-kolom tersebut dengan perkiraan pendapatan dan pengeluaran Anda untuk periode anggaran yang bersangkutan. Bandingkan anggaran Anda dengan realisasi setiap bulan untuk melihat apakah Anda berada di jalur yang benar.
Identifikasi area di mana Anda melebihi anggaran dan cari tahu penyebabnya. Apakah Anda perlu memotong pengeluaran atau mencari cara untuk meningkatkan pendapatan? Anggaran adalah alat yang dinamis, sehingga Anda perlu merevisinya secara berkala sesuai dengan perubahan kondisi bisnis Anda.
Membuat Anggaran Pendapatan
Mulailah dengan memperkirakan pendapatan Anda dari berbagai sumber. Pertimbangkan faktor-faktor seperti tren penjualan, harga produk, dan strategi pemasaran. Gunakan data historis sebagai dasar untuk membuat perkiraan, tetapi jangan lupa untuk mempertimbangkan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi di masa depan.
Pecah pendapatan menjadi kategori-kategori yang lebih kecil, seperti pendapatan dari penjualan produk A, pendapatan dari penjualan produk B, dan pendapatan dari jasa. Hal ini akan membantu Anda melacak kinerja masing-masing produk atau jasa dan mengidentifikasi area yang paling menguntungkan.
Membuat Anggaran Biaya
Selanjutnya, buatlah anggaran untuk biaya-biaya yang akan Anda keluarkan. Kategori biaya dapat meliputi biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, biaya pemasaran, biaya operasional, dan biaya administrasi. Sama seperti anggaran pendapatan, pecah biaya menjadi kategori-kategori yang lebih kecil untuk mempermudah pengelolaan. Excel juga menjadi pertimbangan penting dalam hal ini.
Pertimbangkan faktor-faktor seperti harga bahan baku, upah tenaga kerja, biaya iklan, dan biaya sewa. Lakukan riset untuk mendapatkan perkiraan biaya yang akurat. Gunakan data historis sebagai dasar untuk membuat perkiraan, tetapi jangan lupa untuk mempertimbangkan inflasi dan perubahan-perubahan lain yang mungkin mempengaruhi biaya.
Membandingkan Anggaran dan Realisasi
Setelah anggaran dibuat, bandingkan anggaran Anda dengan realisasi setiap bulan. Identifikasi perbedaan (varians) antara anggaran dan realisasi. Cari tahu penyebab varians tersebut. Apakah pendapatan Anda lebih rendah dari yang diharapkan? Apakah biaya Anda lebih tinggi dari yang diharapkan?
Analisis varians dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah dan mengambil tindakan perbaikan yang tepat. Jika pendapatan Anda lebih rendah dari yang diharapkan, Anda mungkin perlu meningkatkan upaya pemasaran Anda. Jika biaya Anda lebih tinggi dari yang diharapkan, Anda mungkin perlu mencari cara untuk memotong pengeluaran. Excel juga menjadi pertimbangan penting dalam hal ini.
Mengelola Piutang dan Utang – Mengatur
Mengelola piutang dan utang dengan baik sangat penting untuk menjaga arus kas yang sehat. Buatlah sheet terpisah di Excel untuk mencatat piutang dan utang Anda. Pada sheet piutang, catatlah nama pelanggan, jumlah piutang, tanggal jatuh tempo, dan status pembayaran. Pada sheet utang, catatlah nama pemasok, jumlah utang, tanggal jatuh tempo, dan status pembayaran.
Pantau piutang dan utang secara berkala. Kirimkan pengingat kepada pelanggan yang memiliki piutang jatuh tempo. Bayar utang tepat waktu untuk menghindari denda keterlambatan. Negosiasikan syarat pembayaran yang lebih baik dengan pemasok jika memungkinkan.
Dengan mengelola piutang dan utang dengan baik, Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki cukup uang tunai untuk memenuhi kewajiban Anda dan mengembangkan bisnis Anda.
Mengelola Piutang
Catat semua faktur yang dikeluarkan dan lacak status pembayarannya. Gunakan fitur pengingat di Excel untuk mengingatkan Anda tentang faktur-faktur yang akan jatuh tempo. Segera tindak lanjuti faktur-faktur yang terlambat dibayar.
Mengelola Utang
Catat semua tagihan yang diterima dan rencanakan pembayaran Anda. Manfaatkan diskon pembayaran awal jika tersedia. Negosiasikan jangka waktu pembayaran yang lebih panjang dengan pemasok jika diperlukan.
Membuat Laporan Arus Kas
Laporan Arus Kas menunjukkan bagaimana uang tunai masuk dan keluar dari bisnis Anda selama periode waktu tertentu. Laporan ini sangat penting untuk memahami likuiditas perusahaan Anda dan memastikan bahwa Anda memiliki cukup uang tunai untuk memenuhi kewajiban Anda. Excel juga menjadi pertimbangan penting dalam hal ini.
Buatlah sheet Laporan Arus Kas di Excel. Susun laporan tersebut menjadi tiga bagian: Arus Kas dari Operasi, Arus Kas dari Investasi, dan Arus Kas dari Pendanaan. Gunakan data dari laporan laba rugi dan neraca untuk mengisi laporan arus kas. Analisis laporan arus kas untuk mengidentifikasi sumber-sumber utama arus kas masuk dan keluar.
Perhatikan tren arus kas dari waktu ke waktu. Apakah arus kas Anda positif atau negatif? Apakah Anda memiliki cukup uang tunai untuk membiayai investasi dan membayar utang? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda membuat keputusan keuangan yang lebih baik.
Kesimpulan
Mengatur keuangan bisnis dengan Excel adalah cara yang efektif dan terjangkau untuk mengelola keuangan Anda. Dengan membuat format laporan keuangan yang sederhana, mencatat transaksi harian dengan rapi, menggunakan fungsi dan formula Excel, membuat grafik untuk visualisasi data, menganalisis rasio keuangan utama, mengelola anggaran, mengelola piutang dan utang, serta membuat laporan arus kas, Anda dapat memiliki kendali yang lebih baik atas keuangan bisnis Anda.
Meskipun Excel memiliki keterbatasan dibandingkan dengan software akuntansi yang lebih canggih, namun Excel tetap merupakan alat yang sangat berguna untuk bisnis kecil dan menengah yang baru memulai. Seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, Anda mungkin perlu mempertimbangkan untuk beralih ke software akuntansi yang lebih komprehensif. Namun, untuk saat ini, Excel dapat menjadi solusi yang sangat baik untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan keuangan Anda.
Ingatlah bahwa kunci keberhasilan dalam mengelola keuangan bisnis adalah disiplin dan konsisten. Catatlah semua transaksi secara teratur, analisis laporan keuangan secara berkala, dan ambil tindakan perbaikan yang tepat jika diperlukan. Dengan pengelolaan keuangan yang baik, Anda dapat meningkatkan profitabilitas bisnis Anda dan merencanakan masa depan yang lebih cerah.